Cuestiones a revisar en el certificado de aprobación de las cuentas anuales

Tras haber presentado las cuentas anuales, muchas empresas reciben un aviso del Registro Mercantil notificando que el depósito no ha sido posible porque en las cuentas existen defectos subsanables. Utilice el check list que le facilitamos y revise que el certificado de aprobación de las cuentas no contiene errores.

Presentación de las cuentas anuales

Su empresa está obligada a depositar cada año las cuentas anuales. Recuerde los plazos de presentación:

• Las cuentas anuales deben formularse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio. Por ejemplo, si su empresa cierra el ejercicio el 31 de diciembre, el plazo para redactar las cuentas comprende hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente.
• Los socios deben reunirse durante los seis primeros meses del ejercicio para aprobar las cuentas y aplicar el resultado del ejercicio anterior. Es decir, en el caso del ejemplo anterior, tienen de plazo máximo hasta el 30 de junio.
• Por último, las cuentas anuales se deben depositar en el Registro Mercantil de su provincia dentro del mes siguiente al de su aprobación.

Con errores

Una vez han presentado sus cuentas anuales, algunas empresas reciben un aviso del Registro Mercantil notificándoles que no se ha podido efectuar el depósito, ya que en la documentación presentada existen defectos subsanables.

Pues bien, que el Registro devuelva las cuentas no implica que la empresa vaya a incumplir la obligación de depositarlas en el plazo que marca la ley. Si la empresa las presentó dentro de plazo, cuando subsane los defectos constará a todos los efectos que han sido depositadas en la fecha de presentación inicial. Además, tenga en cuenta:

• Para que eso sea así se deben corregir los defectos y presentar nuevamente las cuentas dentro del plazo de cinco meses a contar desde la fecha de presentación inicial (encontrará este dato en el resguardo de presentación).
• Si se corrigen los defectos dentro de ese plazo, la empresa sólo tendrá que abonar una pequeña cantidad adicional a la que ya pagó al presentarlas. En cambio, si se subsanan los defectos una vez transcurrido ese plazo, se deberá abonar el mismo importe que si las cuentas se presentasen de nuevo.

Ejemplos

Algunos errores frecuentes que cometen las empresas en el certificado que recoge el acuerdo de aprobar las cuentas son los siguientes:

• El certificado indica que la junta de socios aprobó las cuentas, pero no especifica con qué mayoría (por mayoría ordinaria o unanimidad, por ejemplo).
• O la sociedad tiene dos administradores mancomunados y se presenta el certificado firmado sólo por uno de ellos (cuando deben firmarlo los dos).

En estos casos, para subsanar el error, basta con preparar un nuevo certificado que subsane los defectos y volver a presentar las cuentas en el Registro.

Asimismo, sepa que el Registro no revisa las cuentas, pero sí que comprueba que no haya discrepancias entre las cifras que aparecen en los balances y la memoria, y las que constan en el certificado de aprobación. En este caso, para subsanar el error también bastará con solventar las diferencias y volver a presentar las cuentas. Vea algunas discrepancias frecuentes:

• La cifra de beneficios que aparece en el certificado no coincide con la que consta en el balance de situación y la cuenta de explotación.
• En la memoria se indica que los beneficios se destinan a dividendos, y en el certificado se hace constar que van a reservas voluntarias.
• Los datos de la sociedad que constan en el Registro no coinciden con los que aparecen en las cuentas (por ejemplo, se cambió el domicilio de la SL y en las cuentas aún consta el antiguo).

Check list de comprobación

En la mayoría de casos, la empresa podrá evitar los defectos repasando las cuentas antes de presentarlas. Para ello, le ofrecemos un check list de comprobación con el que podrá revisar las cuestiones formales que se deben tener en cuenta a la hora de preparar el certificado de aprobación de las cuentas anuales.

En concreto, dicho check list contiene lo siguiente:

• Una pregunta de comprobación, con las cuestiones más importantes que se deben controlar.
• Una explicación a continuación de cada pregunta, con las características legales de cada cuestión.

Normativa aplicable

• Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital. Artículos 164 y 272 y siguientes.
• Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil. Artículos 43, y 365 y siguientes.
• Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio. Artículos 34 y siguientes.