Modelo para documentar los desplazamientos de los trabajadores

Las dietas están exentas de tributar en el IRPF del perceptor y de cotizar a la Seguridad Social siempre que la empresa pueda acreditar la realidad del desplazamiento. Por ello le facilitamos un modelo para documentar los desplazamientos.

Normativa laboral

Según la ley, si una empresa abona dietas, dicho concepto no cotiza a la Seguridad Social siempre que se cumplan los siguientes requisitos:

• Si hay un desplazamiento del empleado fuera de su centro habitual de trabajo.
• Si dicho desplazamiento se produce fuera del municipio de su centro habitual de trabajo y del de su residencia.
• Si la cuantía abonada está exenta de tributar en el IRPF.

Fíjese que la normativa laboral no exige que se deba justificar ningún gasto y que, a la hora de determinar la cuantía exenta, se remite a la normativa fiscal. Por tanto, cabe analizar qué requisitos exige la normativa fiscal para poder aplicar la exención.

Normativa fiscal

Según la normativa del IRPF, las dietas están exentas de tributar en dicho impuesto si la empresa puede acreditar la realidad del desplazamiento a un municipio distinto, y siempre que dicho desplazamiento no exceda de nueve meses. En estos casos las dietas están exentas hasta los siguientes límites:

1. Si se excede de los topes indicados el exceso tributa y, en consecuencia, también cotiza a la Seguridad Social.

Justificante necesario

Así pues, si una empresa paga dietas a algún trabajador, no deberá justificar que la cuantía se corresponde con el gasto realizado por el trabajador. Por ejemplo, es viable que pague los 26,67 euros que están exentos y que su empleado no los gaste (porque come en casa de un familiar, porque se come un bocadillo...).

Lo que debe justificar la empresa es que se ha producido el desplazamiento. En concreto, deberá poder acreditar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento. Le ofrecemos un modelo que le servirá para justificar la realidad del desplazamiento efectuado por el trabajador.

Normativa aplicable

• Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros derechos de la Seguridad Social. Artículo 23.2.A.a.
• Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero. Artículos 9.A.3, 4, 5 y 6.