Cláusula de entrega de vehículo

Es frecuente que las sociedades tengan vehículos tipo turismo
(en propiedad o alquilados) para que sean usados por sus
empleados o directivos.

Vehículo de empresa

Se consideran vehículos de empresa aquéllos que no sirven exclusivamente para un uso comercial o para el transporte de bienes, sino que sus características permiten su uso particular por parte del trabajador.

Si su empresa va a entregar o a ceder el uso de un coche de empresa, es recomendable que refleje por escrito las condiciones. De ese modo:

• Podrá regular las normas de uso que usted quiera dar al vehículo. Por ejemplo, puede reflejar que los gastos de mantenimiento y reparaciones irán a cargo de su empresa siempre que éstos no sean debidos a un mal uso del coche por parte del trabajador.
• También puede determinar que la cesión del vehículo no es consolidable, y que sólo se mantendrá mientras su empleado desarrolle sus tareas como comercial.

Para fines particulares

Si un empleado suyo utiliza un vehículo de la empresa para finalidades particulares, se está beneficiando de un servicio por el que no ha pagado. Hacienda no pone reparos a que se actúe de esta forma, pero establece unas reglas en virtud de las cuales tendrá que imputarse en el IRPF, como una retribución en especie por su trabajo en la empresa, el valor de esta utilización gratuita.

Además, su empresa también está obligada a cotizar a la Seguridad Social por este tipo de retribución. Así, el importe que deberá consignar en la base de cotización dependerá de si su empresa entrega el vehículo a su trabajador o si sólo le cede el uso:

• Entrega. Si su empresa entrega el coche al trabajador, de forma que éste se convierte en el propietario, deberá cotizar en función de lo que le haya costado el vehículo (precio, impuestos y otros gastos). Deberá dividir dicha cuantía entre los 12 meses del año.
• Uso. Si su empresa simplemente cede el uso del vehículo, el importe a consignar cada mes en la base de cotización será una doceava parte del 20% del valor del coche (incluyendo impuestos), independientemente de si el vehículo es propiedad de la empresa o si se ha adquirido mediante un renting.
• Uso y entrega. Si tras el uso del coche usted se lo entrega al trabajador, la valoración a computar en la base se calculará teniendo en cuenta el valor de mercado en ese momento.

En cualquier caso, el 20% indicado cuando se cede el uso de un vehículo debe calcularse en función del uso privado que tenga el coche por parte del trabajador. Es decir, deberá calcular la proporción de uso privado y uso profesional, y al importe obtenido en el uso privado deberá aplicar el 20%. Para calcular dicha proporción, puede repartir el uso según los días laborables del año. Tenga en cuenta que esta forma de actuar es razonable y que Hacienda la acepta a efectos de determinar la tributación de ese salario en especie.

Normativa aplicable

• Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros derechos de la Seguridad Social. Artículo 23.
• Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del IRPF. Artículos 42 y 43.