Instrucciones sobre los gastos

Entregue instrucciones claras sobre la cuantía del gasto y el tipo de invitaciones que puede realizar cada empleado. Para ello, utilice el modelo y la hoja de cálculo que le ofrecemos.

Instrucciones previas

Su empresa ha crecido y ya son varios los empleados que tienen la facultad de invitar a clientes y a proveedores. Dado que usted no quiere entregarles tarjetas de crédito, ellos anticipan los fondos y después obtienen el reintegro en el departamento de administración. Pues bien, establezca unas sencillas reglas para evitar que esta operativa acabe generando más trabajo administrativo del necesario. Por ejemplo:

• Entregue instrucciones por escrito respecto al tipo de invitación. Muchas empresas prohíben las invitaciones a copas en coctelerías, espectáculos, locales de alterne o similares. También es habitual no reintegrar los gastos derivados del consumo de bebidas alcohólicas de alta graduación.
• Establezca un presupuesto mensual en función del puesto de trabajo ocupado por el empleado y unas reglas orientativas sobre el gasto medio por cada invitación.

Utilice el modelo que le facilitamos para entregar este tipo de instrucciones previas.

Reintegro

Posteriormente, a la hora de reintegrar los gastos, exija que los afectados rellenen un parte en el que adjunten los recibos correspondientes:

• Respecto a los recibos, deberán ser originales, y en ellos deberán aparecer, como mínimo, el tipo de gasto realizado, la fecha, la identificación de quién realiza el servicio y el importe.
• Respecto al parte de gastos, le ofrecemos una hoja de cálculo para que la utilice como plantilla. Una vez rellenada, verifique que el afectado y un supervisor la firman.